Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Diese Datenschutzerklärung gilt für MatSuite CRM unter crm.vantage-visions.com, die MatSuite Apps für iOS und Android sowie für die dazugehörigen öffentlichen Formulare, Login-Bereiche, Stundenpläne und Schnittstellen.

MatSuite CRM ist eine Softwareplattform für Kampfsport-Schulen. Die Plattform unterstützt Schulen bei der Verwaltung von Leads, Probetrainings, Mitgliedern, Verträgen, Kommunikation, Terminen, Zahlungen, Auswertungen und Integrationen.

Die MatSuite App stellt angemeldeten Mitgliedern Funktionen ihrer jeweiligen Schule bereit. Dazu können insbesondere Mitgliedsdaten, Trainingsinformationen, Buchungen, QR-Codes und Check-ins gehören.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dazu gehören zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Trainings- und Check-in-Daten, Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, technische Nutzungsdaten und CRM-Notizen.

2. Verantwortliche Stelle und Rollenverteilung

Verantwortliche Stelle für den Betrieb von MatSuite CRM ist Vantage Visions e.U., Am Modenapark 1/25, 1030 Wien, Österreich, Telefon: +43 664 930 29 363, E-Mail: info@vantage-visions.com.

Für personenbezogene Daten, die eine Schule in ihrem eigenen MatSuite-Mandanten verarbeitet, ist grundsätzlich die jeweilige Schule Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Vantage Visions verarbeitet diese Daten im Auftrag der Schule und handelt insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Für Daten, die Vantage Visions selbst für Registrierung, Vertrag, Abrechnung, Support, Sicherheit, Betrieb und Weiterentwicklung der Plattform verarbeitet, ist Vantage Visions selbst Verantwortliche.

3. Hosting und technischer Betrieb

MatSuite CRM wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Dabei können technische Daten wie IP-Adressen, Logdaten, Zugriffsdaten, Datenbankinhalte, Backups und Kommunikationsdaten verarbeitet werden.

Der Einsatz des Hosters erfolgt zur Vertragserfüllung, zur sicheren Bereitstellung der Plattform und auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem stabilen, sicheren und effizienten Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

4. Welche Daten in MatSuite CRM verarbeitet werden können

• Account- und Benutzerdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rollen, Berechtigungen, Login-Daten, Passwort-Hash, Mandantenzuordnung und Einstellungen.
• Lead- und Interessentendaten: Name, Kontaktdaten, Quelle, Kampagne, Notizen, Status, Telefonate, Probetrainings, Termine und Nachverfolgung.
• Mitglieds- und Vertragsdaten: Stammdaten, Kontaktdaten, Erziehungsberechtigte, Mitgliedschaften, Verträge, Rechnungen, Zahlungen, SEPA-Informationen, Graduierungen, Anwesenheiten und Buchungen.
• App- und Check-in-Daten: Mitgliedszugang, zugeordnete Schule, QR-Code, Check-in-Zeitpunkt, Standort der Schule und Status eines optional eingerichteten Gesichtsprofils.
• Kommunikationsdaten: E-Mail- und SMS-Inhalte, Versandstatus, Vorlagen, Systemnachrichten und Kommunikationshistorie, soweit diese Funktionen genutzt werden.
• Analyse- und Reportingdaten: Statistiken zu Leads, Probetrainings, Abschlüssen, Anrufen, Kampagnen und Schulperformance.
• Integrationsdaten: API-Keys, Webhook-Konfigurationen, technische Zugriffsdaten sowie, falls aktiviert, verschlüsselte OAuth-Tokens und read-only Werbekonto-Informationen für Meta Ads oder vergleichbare Werbeplattformen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Gerätedaten, Zeitpunkt des Zugriffs, Fehlermeldungen, Sicherheitslogs und Sitzungsdaten.

5. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb der CRM-Plattform.
• Registrierung, Login, Benutzerverwaltung und Berechtigungssteuerung.
• Verwaltung von Leads, Mitgliedern, Probetrainings, Verträgen, Rechnungen, Zahlungen, Terminen und Kommunikation.
• Automatisierte Erinnerungen, Workflows, Auswertungen und Reporting-Funktionen.
• Bereitstellung öffentlicher Lead-Formulare, Stundenpläne und Check-in-Funktionen.
• Technische Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und Nachvollziehbarkeit von Systemvorgängen.
• Support, Wartung, Weiterentwicklung und Vertragserfüllung gegenüber den Schulen.

6. Rechtsgrundlagen

Soweit Vantage Visions eigene Zwecke verfolgt, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen an sicherem Betrieb, Support, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung.

Soweit eine Schule MatSuite CRM für ihre eigenen Kundinnen, Kunden, Leads oder Mitglieder nutzt, erfolgt die Verarbeitung durch Vantage Visions auf dokumentierte Weisung der jeweiligen Schule im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung bestimmt die jeweilige Schule.

Wenn eine Funktion ausdrücklich auf Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Optionale Gesichtserkennung für Check-ins

Einzelne Schulen können im Rahmen eines kontrollierten Pilotbetriebs eine freiwillige Gesichtserkennung für Check-ins anbieten. Diese Funktion ist optional. Mitglieder können weiterhin den QR-Code oder andere von der Schule angebotene Check-in-Wege verwenden.

Die Einrichtung ist nur nach Anmeldung im eigenen Mitgliedskonto, Zuordnung zur richtigen Schule und ausdrücklicher Einwilligung möglich. Im Pilotbetrieb steht die Selbstregistrierung nur volljährigen Mitgliedern zur Verfügung.

Die Kameraaufnahmen werden im Browser beziehungsweise auf dem Gerät verarbeitet. An den MatSuite-Server werden keine Fotos oder Videos übertragen und dort keine Rohbilder gespeichert. Gespeichert werden mathematische Zahlenwerte mit 128 Merkmalen, die aus mehreren Aufnahmen abgeleitet werden. Diese Werte sind biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Das Gesichtsprofil wird ausschließlich dafür verwendet, das angemeldete Mitglied beim Check-in seiner zugeordneten Schule wiederzuerkennen. Es wird nicht für Werbung, allgemeine Überwachung, Profiling oder Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung verwendet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Das Mitglied kann in der App die Löschung des Gesichtsprofils veranlassen oder sich an die eigene Schule wenden. Nach dem Widerruf wird das Profil nicht mehr für neue Check-ins verwendet und die gespeicherten Merkmalswerte werden gelöscht.

Zum Schutz vor Missbrauch werden das Gesichtsprofil dem authentifizierten Mitglied und genau einem Schulmandanten zugeordnet, Zugriffe protokolliert und Registrierungsversuche auf Mehrdeutigkeiten beziehungsweise bereits vorhandene sehr ähnliche Profile geprüft. Die Schule muss vor Aktivierung des Piloten ihre eigene datenschutzrechtliche Prüfung und die erforderlichen Informationen für ihre Mitglieder dokumentieren.

8. Öffentliche Formulare und Lead-Erfassung

Wenn Sie ein öffentliches Lead-Formular einer Schule nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an den jeweiligen MatSuite-Mandanten dieser Schule übermittelt. Je nach Formular können dies Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht, gewünschter Standort sowie technische Kampagnenparameter wie UTM-Kampagne oder Werbequelle sein.

Die weitere Bearbeitung erfolgt durch die jeweilige Schule. Vantage Visions stellt hierfür die technische Plattform bereit.

9. Meta Ads, Google Ads und Werbeplattform-Integrationen

MatSuite CRM kann Funktionen enthalten, mit denen eine Schule ihr Werbekonto bei Meta Ads, Google Ads oder vergleichbaren Plattformen verbinden kann. Die Verbindung dient ausschließlich dem Reporting und der Anzeige wesentlicher Kennzahlen im CRM.

Bei einer Meta-Ads-Verbindung werden insbesondere Werbekonto-ID, Werbekonto-Name, Kampagneninformationen, Ausgaben, Klicks, Impressionen, Leads und ähnliche Performance-Daten gelesen. OAuth-Tokens werden verschlüsselt gespeichert. MatSuite nutzt hierfür read-only Berechtigungen und keine Berechtigungen zum Bearbeiten von Kampagnen oder Budgets.

Für den Login und die Freigabe gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen der jeweiligen Plattform, zum Beispiel Meta Platforms Ireland Limited oder Google Ireland Limited.

10. Cookies, Local Storage und Sitzungsdaten

MatSuite verwendet technisch notwendige Cookies, Local-Storage-Einträge und vergleichbare Speichertechniken, um Login-Sitzungen, Sicherheit, Spracheinstellungen, Mandantenzuordnung und technische Funktionalität bereitzustellen.

Ohne diese technisch notwendigen Speicherungen kann die Plattform nicht ordnungsgemäß genutzt werden. Eine werbliche Nachverfolgung durch MatSuite findet standardmäßig nicht statt.

11. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten können an Dienstleister weitergegeben werden, soweit dies für Betrieb, Support, Kommunikation, Sicherheit oder Vertragserfüllung erforderlich ist. Dienstleister werden, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung eingebunden.

• Hosting und Infrastruktur: Hetzner Online GmbH.
• E-Mail- und SMS-Dienste: abhängig von der jeweiligen Konfiguration der Schule, zum Beispiel SMTP-Anbieter, Resend, Twilio, ClickSend oder vergleichbare Anbieter.
• Werbeplattformen: bei aktiver Verbindung Meta Platforms Ireland Limited, Google Ireland Limited oder vergleichbare Anbieter.
• Fehleranalyse und Sicherheit: optionale Monitoring- oder Fehlertracking-Dienste, soweit aktiviert.
• Beratung und gesetzliche Pflichten: Steuerberatung, Rechtsberatung, Behörden oder Gerichte, soweit rechtlich erforderlich.

12. Drittlandübermittlungen

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Bei einzelnen Diensten, insbesondere Kommunikations-, Werbeplattform- oder Fehleranalyse-Diensten, kann eine Übermittlung in Drittländer nicht ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn dafür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, zum Beispiel ein Angemessenheitsbeschluss, EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche Schutzmaßnahmen oder eine ausdrückliche Einwilligung, soweit erforderlich.

13. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen an Dokumentation, Sicherheit oder Rechtsdurchsetzung vorliegen.

Daten in einem Schulmandanten werden grundsätzlich nach Weisung der jeweiligen Schule gelöscht oder anonymisiert. Backups werden aus Sicherheitsgründen für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt und danach überschrieben oder gelöscht.

Ein freiwillig eingerichtetes Gesichtsprofil wird gelöscht, wenn das Mitglied seine Einwilligung widerruft, die Löschung in der App veranlasst oder die zuständige Schule die Löschung ausführt. Ein noch nicht abgeschlossener Registrierungslink ist kurzzeitig gültig und kann nur einmal verwendet werden.

14. Sicherheit

MatSuite CRM verwendet technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören unter anderem TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, Zugriffskontrollen, verschlüsselte Speicherung sensibler Tokens und regelmäßige Sicherungen.

Bei der Gesichtsregistrierung wird ein kurzlebiger, einmalig verwendbarer Berechtigungsnachweis eingesetzt. Dieser wird nicht als Abfrageparameter an den Server gesendet und serverseitig nur als kryptografischer Hash zwischengespeichert.

Trotz sorgfältiger Schutzmaßnahmen kann eine Datenübertragung im Internet nie vollständig risikofrei sein.

15. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf erteilter Einwilligungen und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Wenn Ihre Daten durch eine Schule in MatSuite verarbeitet werden, wenden Sie sich bitte vorrangig an diese Schule. Vantage Visions unterstützt die jeweilige Schule bei der Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, https://www.dsb.gv.at.

16. Kontakt

Für Datenschutzfragen zu MatSuite CRM erreichen Sie Vantage Visions e.U. per E-Mail unter info@vantage-visions.com oder postalisch unter Vantage Visions e.U., Am Modenapark 1/25, 1030 Wien, Österreich.